Pochi sanno che, da standard internazionali, il 60-70% delle diagnosi vengono eseguite sulla base degli esami di laboratorio. Di qui l'importanza di avere un servizio efficiente, rapido, affidabile. Tre definizioni non scelte a caso, ma tutte rispondenti a criteri oggettivi di cui oggi, la Asl aretina può vantarsi grazie a scelte ben precise compiute sia sulla base di programmi regionali, che sulla spinta della dirigenza locale – che ha deciso di impegnare ingenti risorse – e soprattutto del personale che si è adoperato affinché le grandi innovazioni non comportassero mai alcun ritardo nel lavoro quotidiano.
In meno di due anni e mezzo si è proceduto ad una radicale trasformazione dell'esistente, senza mai interrompere il servizio, neanche per un giorno, neanche quando, l'imminenza dei trasferimenti, ha costretto tutti ad adattarsi a locali "di fortuna" e non sempre ottimali. Il risultato ci dice oggi che ne è valsa la pena.
Nella Usl aretina si eseguono sei milioni di analisi annue. Di queste, quasi quattro milioni si effettuano al San Donato. Gli impianti e i locali rinnovati che si inaugurano venerdì 12 dicembre sono ciò che c'è di più innovativo nel mercato, e saranno utilizzati con una organizzazione che fornisce ulteriori garanzie di qualità agli utenti e agli stessi operatori.
Senza entrare in tecnicismi troppo arditi, si può affermare che il cambiamento principale consiste nel passaggio da un lavoro "artigianale", per singole analisi, ad un lavoro di natura industriale e scientifico.
Fino ad ora, per ogni singola tipologia di analisi, si utilizzava una provetta che l'operatore poi prendeva, apriva, elaborava e, infine, richiudeva. Il tutto ripetuto tante volte, quante erano le analisi da compiere. Adesso, le nuove tecnologie introdotte trattano le provette in automatico, provvedendo alla loro apertura (eliminando anche i più reconditi rischi per gli operatori, ma anche per la qualità dei prodotti analizzati), e dalla stessa provetta vengono prelevati i campioni per eseguire più tipologie di analisi, molte di più, anche fino a cinquanta.
Ed ecco un primo riscontro per gli utenti: al momento del prelievo non si dovrà più distribuire il sangue su tante provette, ma, al massimo, sue due. Questo, da una parte diminuisce il tempo del prelievo, ma al contempo allieva il possibile trauma che può derivare da un prelievo prolungato.
Questo diverso processo operativo dei laboratori, porterà anche ad una riduzione dei tempi di lavorazione, in alcuni casi anche del 50%. Ed ecco un altro importante risultato. Oggi per i pazienti interni, le risposte arrivano in media fra le 4 e le sei ore. Con il nuovo processo si scende a due, massimo tre ore. E per gli esterni, riducendosi i passaggi, si dovrebbe scendere (i risultati saranno osservati e monitorati dal servizio di qualità), del 30-35%. Per fare un esempio pratico, le analisi i cui referti venivano restituiti in tre giorni, ora saranno disponibili dopo due. Analogamente, i referti che venivano riconsegnati dopo due giorni, in molti casi saranno ora disponibili dopo solo un giorno.
Il nuovo impianto garantisce anche la totale tracciabilità delle provette. Ciò significa che in qualsiasi momento – grazie alla gestione computerizzata di tutto il processo – è possibile sapere a che punto sono gli esami e, soprattutto, se ci sono delle incongruenze. Di fronte a sei milioni di analisi annue, può accadere, come accade, che in qualche passaggio si registrino dei disguidi. In genere non pericolosi, come scambi o errata analisi dei prodotti analizzati, ma semplicemente di “non trasmissione” del campione. In pratica, può accadere che in fase di refertazione – quindi al termine di tutto il processo – venga a mancare la provetta. Ebbene, con il nuovo sistema, l'operatore può evidenziare in tempo reale la possibile carenza e quindi intervenire senza far perdere tempo all'utente. E questo diventa determinante da fronte di analisi per patologie gravi e urgenti.
Al traguardo di oggi si è arrivati con un intenso e serrato processo di riconversione di tutti i laboratori presenti nei cinque ospedali. La data d'inizio è l'estate del 2006.
Il primo passo compiuto è stato l'adeguamento del sistema informativo aziendale. Da allora, da qualunque struttura della Usl collegata via rete, si possono controllare gli esami eseguiti su un singolo paziente: il medico ha sempre sott'occhio le analisi più recenti evitando doppioni. Prima di allora ogni ospedale aveva un proprio sistema con un proprio programma, che non dialogava con gli altri.
Subito dopo è stato adottato un “sistema di controllo di qualità" (che il direttore dell'unità operativa Ettore Migali sottolinea ”pignolo e pedante”) che prevede l'effettuazione di verifiche a campione, capaci di garantire una trasparenza e una maggiore precisione nella refertazione. Modalità d'uso dei campioni, taratura delle macchine, procedura di utilizzo, sono adesso sempre rispondenti a standard predefiniti.
Il terzo passaggio è rappresentato dalla scelta delle tecnologie e delle macchine vere e proprie, con una gara di appalto compiuta in area vasta, capace di portare anche nella nostra azienda strumenti di altissima qualità, a prezzi ancora contenuti, anche se il costo dell'operazione è di 3,5 milioni di euro all'anno per cinque anni. (si sfiorano i 18 milioni di euro).
Quindi l'adeguamento dei locali: il San Donato dimostrava tutti i suoi quasi vent'anni, con locali non più adeguati alle esigenze operative di oggi. I lavoratori hanno “conquistato altri spazi, adeguando tuta l'impiantistica e in molte occasioni anche le strutture murarie. Un lavoro che ha costretto fisicamente a trasferire per tre volte nell'arco di pochi mesi tutti i macchinari e le strutture correlate, dai materiali di magazzino ai computer di varia natura.
Ultimo passaggio, l'entrata in funzione, con la necessità di eseguire corsi di aggiornamento per tutto il personale e soprattutto con un cambio di organizzazione e di mentalità. Dapprima ogni eseguiva singolarmente le proprie analisi, oggi si lavora in un sistema a catena, in cui a spostarsi non è piu l'operatore, ma la provetta.